طراحی
داده
هزینه
عملیات
شکل (۴-۲): حوزه های مسائل سیستم های اطلاعاتی
مسائل طراحی، داده، هزینه یا عملیات یک سیستم اطلاعاتی میتوانند گواهی از شکست یک سیستم باشند.
۱۲-۲- فناوری اطلاعات
واژه فناوری اطلاعات احتمالاً در اواخر دهه ۱۹۷۰ میلادی برای اشاره به استفاده از فناوری کامپیوتر برای کار با اطلاعات ابداع شده است.
برای فناوری اطلاعات تعاریف گوناگونی ارائه شده که با کنکاش دقیق و عمیق، مشاهده می شود که ناسازگاری هایی بین آن ها وجود دارد، هر چند از لحاظ دامنه شمول مشابه یکدیگر هستند.
اسکات مورتون[۲۴] این فناوری را بسیار گسترده شامل تمامی گونه های کامپیوتر ها، هم سخت افزار و هم نرم افزار، و همچنین شبکه های ارتباطات[۲۵] بین دو کامپیوتر شخصی تا بزرگترین شبکه های خصوصی و عمومی میداند هیکس[۲۶] فناوری های مربوط به کامپیوتر و ارتباطات از راه دور[۲۷] را که از ابزار خودکار کار با اطلاعات را فراهم می نمایند، به عنوان فناوری اطلاعات تعریف میکند. وارد[۲۸] وپپارد[۲۹] فناوری اطلاعات را اختصاصاً برای اشاره به سخت افزار، نرم افزار و شبکه های ارتباط از راه دور به کار می بردند(کاظمی، ۱۳۸۹ ص ۱۲).
شکل (۵-۲): فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات در دیکشتری کامپیوتری بابیلون[۳۰] اینگونه تعریف شده است:
فناوری اطلاعات اصطلاحی است که شامل همه اشکال فناوری استفاده شده برای خلق، ذخیره، مبادله و استفاده اطلاعات در اشکال متفاوتش(تجاری، مکالمات، انواع شنیداری، تصاویر متحرک، ارائه چند رسانه ای و دیگراشکال از این نوع) فناوری اطلاعات اصطلاحی مناسب است که در تمام جهان، شامل فناوری و هم شامل فناوری کامپیوتر می شود (رضایی حر، ۱۳۸۶ ص۲۲).
در واقع می توان گفت که فناوری اطلاعات وارتباطات تلفیقی از سه حوزه کامپیوتر به عنوان سخت افزار، داده ها واطلاعات به عنوان مواداولیه و ارتباطات مخابراتی به عنوان رابط بین دو حوزه فوق، دانست (سبحانی نژاد، ۱۳۸۶ ص۱۴).
۱۳-۲- ضرورت آشنایی کارکنان دستگاه های دولتی با فناوری اطلاعات
بستر سازی مطلوب برای توسعه فناوری اطلاعات وارتباطات در سازمان نیازمند شناخت کافی و نگرش مثبت مدیران به ضرورت های این پدیده در روند فعالیت های سازمان است که با توجه به نقش واهمیت فناوری اطلاعات وارتباطات در توسعه و گسترش فرایندهای سازمانی هر مدیر پیشرو و آینده نگری ناگزیر از انجام زمینه سازی های لازم وانجام مشاوره های علمی و فنی با صاحبان دانش فناوری اطلاعات و ارتباطات است (سبحانی نژاد، ۱۳۸۶ ص۱۵).
تنوع، پیچیدگی و گستردگی فعالیت های مختلف علمی، آموزشی، اقتصادی و اجتماعی در قالب سازمان های مختلف، گستردگی ارتباطات درون و برون سازمانی در نظام های مدیریتی و همچنین عوامل و شاخص های مؤثر بر رشد و توسعه سازمان ها موجب شده تا مدیران سازمان ها بیش از هر زمان دیگری خود را با ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی مجهز نمایند.
ظرفیت های بالقوه فناوری اطلاعات مدیران را مجاب نموده تا بر این پدیده وابزارهای آن، نگرشی دقیق و عمیق داشته باشند.
فناوری اطلاعات به مجموعه مکانیزم های تلفیق کننده و هدایت کننده ای که زمینههای کاربردی شدن، به هنگام شدن و گسترش اطلاعات و داده های خام را با بهره گرفتن از ابزارهای ریزپردازنده انجام میدهند اطلاق می شود.
ارتباط مدیران با فناوری اطلاعات وارتباطات به دو نوع محدود می شود: سیستم هایی که اطلاعات را ذخیره و پردازش میکنند و سیستم هایی که ارتباط بین افراد و مشاغل را با سرعت و بسیار کارآمد برقرار میکنند (سبحانی نژاد، ۱۳۸۶ ص ۲۳).
آشنایی مدیران و کارکنان با فناوری اطلاعات و کاربرد این فناوری توسط آنان باعث می شود که روال کاری سرعت بیشتری پیدا کرده وانجام امور تسهیل شود. استفاده از فناوری اطلاعات، توانایی ها و خلاقیت مدیران و کارکنان را افزایش میدهد، بر نگرش و نحوه کار آنان تاثیر گذار خواهد بود، منجر به افزایش سرعت ودقت آنان در انجام امور خواهد شد.
فناوری اطلاعات ابزار قدرتمندی است که کاربرد آن منجر به ایجاد و ارائه تسهیلات بهتر و بیشتر، صرفه جویی در زمان وهزینه و افزایش کارایی و بهره وری می شود. مدیری در سازمان خود موفق خواهد بود که با توجه نیازهای سازمانی خود، بستر لازم را برای کاربرد این فناوری در سازمان ایجاد کند و کارکنان خود را در زمینه آشنایی واستفاده مؤثر از این فناوری در انجام فعالیت های سازمانی آموزش دهد (کاظمی، ۱۳۸۹ ص۱۵).
۱۴-۲- کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ها
دانشگاه ام آی تی در سال های ۹۰-۱۹۸۴ میلادی پژوهشی را با هدف بررسی تأثیر فناوری اطلاعات بر سازمان ها انجام داد. اولین و مهمترین یافته این پژوهش، نقش این فناوری در مسیر ساختن تغییرات بنیادین در چگونگی انجام کارهای تولیدی، هماهنگی و مدیریتی است.
در کارهای تولیدی، نقش فناوری اطلاعات قابل ملاحظه است. سه حوزه تولید کالا، تولید اطلاعات وتولید دانش با کاربرد روبوت ها ، ابزار کنترل فرایند، کامپیوترها و نرم افزارهای گوناگون تغییرات زیادی میکنند.
کارهای هماهنگی نیز در سه زمینه دستخوش دگرگونی های اساسی خواهند شد. مقوله فاصله به سوی صفر میل میکند و روز به روز از اهمیت آن کاسته می شود. بنابرین محل کار و چگونگی گزینش همکاران مورد بازنگری قرار میگیرد. زمان
نیز به سمت صفر میل میکند یا اهمیت آن کاهش پیدامی کند.
بدین ترتیب، سازمان های واقع در افق های زمانی گوناگون با بهره گرفتن از فناوری به راحتی مسئله تفاوت در زمانهای خود را حل میکنند (علیدوستی، ۱۳۸۴ ص ۱۵).
به منظور طراحی و توسعه فناوری اطلاعات در هر سازمانی، طراحان و مجریان باید ویژگی هایی چون دانش به روز، آگاهی از جدیدترین تحولات در زمینه فناوری اطلاعات، آینده نگری در طرح ها و برنامه های خود، داشتن روحیه همکاری، انعطاف پذیری، کار گروهی و پشتیبانی در اجرای طرح های تخصصی توسعه فناوری اطلاعات را در خود داشته باشند (سبحانی نژاد، ۱۳۸۶ ص۲۸).
اولین اثر ورود فناوری اطلاعات به یک سازمان و شاید مهمترین اثر آن بر روی شیوه مدیریت ارشد سازمان باشد. اینکه یک مدیر تا چه اندازه به فناوری اطلاعات اعتقاد داشته باشد و نیاز سازمان خود را بداند بسیار مهم است. ورود فناوری اطلاعات به یک سازمان، تغییرات بنیادینی را در ساختار وامور آن سازمان ایجاد میکند.
بالطبع هر تغییری با مقاومت روبرو میگردد، نقش مدیر سازمان در این زمان مشخص می شود. موفقیت یا عدم موفقیت ایجاد و استقرار فناوری اطلاعات در یک سازمان بستگی به حمایت و پشتیبانی مدیران ارشد آن سازمان دارد.
علاوه بر این، نقش مدیران مبانی و مدیران عملیاتی و سپس سرپرستان نیز اهمیت داشته، آن ها باید فرهنگی فناوری اطلاعات را درک نموده و در واحدهای خود نیز فرهنگ سازی نمایند (علیدوستی، ۱۳۸۴ ص۳۷).
۱۵-۲- عوامل موفقیت و عدم موفقیت کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ها