دانش نه تنها می‌تواند فعالیت های سازمان را جهت دهی نماید، بلکه می‌تواند خرید و فروش شود چنان که گفته می شود که ژاپن تا چند سال آینده فقط دانش خواهد فروخت.
شاید به سختی بتوان میان “داده[۱۳]“، “اطلاعات[۱۴]” و “دانش[۱۵]” تفکیک قائل شد اما از دیدگاه کاربر می توان این سه مفهوم را از یکدیگر متمایز نمود.
برخی دانش را صرفاً “اطلاعات” می دانند و برخی دیگر، آن را محدود به “مهارت ها و تخصص های کاربردی” می دانند.
اسمیتی گاندی[۱۶](۲۰۰۴) دانش را در یک زنجیره چهارگانه اطلاعاتی- شامل داده، اطلاع، دانش و خرد- می بیند. او معتقد است که داده ها به خودی خود عاری از مفهوم هستند و وقتی که به منظور خاصی سازماندهی گردند، تبدیل به اطلاعات می‌شوند. وقتی که اطلاعات مورد تحلیل قرار گیرند، به دانش تبدیل می‌شوند و وقتی که دانش برای تصمیم گیری به کار گرفته شود، تبدیل به خرد می شود. به طور خلاصه، هر گونه اطلاعات پردازش شده ای که در جهت تحقق اهداف سازمان مفید باشد، به نوعی دانش است.
از دیدگاه ماراکاس[۱۷] (۱۹۹۹) “دانش” معنا یا مفهومی است که از فکر پدید آمده و بدون آن، “اطلاعات” یا “داده” تلقی می شود.
بات[۱۸](۲۰۰۱) معتقد است ارتباط میان داده، اطلاعات و دانش ارتباطی تکراری و برگشت پذیر است(شکل(۱-۲)) و تبدیل آن ها به یکدیگر، بستگی به میزان سازماندهی و تفسیر آن ها دارد.
شکل۱-۲ ارتباط بازگشتی میان داده، اطلاعات و دانش
در مجموع، با توجه به تعاریف گوناگون از دانش می توان گفت که دانش متکی به اطلاعات است و شاید یکی از دلایل توجه بیشتر به دانش در عصر حاضر، ازدیاد و گستردگی افزون تر اطلاعات است که برای غلبه، کنترل و استفاده درست از آن، راهی جز تبدیل آن به دانش نیست.
علاوه بر تعاریف گوناگونی که از دانش ارائه شده است، نویسندگانی هستند که دانش را با عناوینی نظیر دانش تصریحی، ضمنی، فردی، اجتماعی، ساختاری و … طبقه بندی می نمایند.
آن چه که از برآیند نظریات دانشمندان مختلف برداشت می شود، این است که می توان دانش را به دو دسته اصلی تصریحی یا آشکار و ضمنی یا پنهان تقسیم بندی نمود.
دانش آشکار در بیان گاندی(۲۰۰۳) دانشی است که مدون و یا به فرمت های خاصی ارئه شده است و به آسانی می توان دیگران را در آن سهیم نمود.
به عقیده پولانی[۱۹](۱۹۶۶) دانش آشکار دانشی است که به روشنی و بدون ابهام تدوین شده و به سادگی بیان و در پایگاه اطلاعاتی کدگذاری و ذخیره گردد. به عقیده وی دانش پنهان یک دانش غیر آشکار است که در درون شخص وجود داشته و توصیف و انتقال آن دشوار است.
روزنبرگ[۲۰](۱۹۸۲) دانش ضمنی را به عنوان دانش تکنیک ها، روش ها و طرح هایی مطرح کرد که فرد، ضمن رسیدن به نتایج دلخواه خود، آن ها را بدون آن که قادر باشد دلیل واضحی برایشان بیان کند به کار می‌گیرد.
اسمیتی گاندی[۲۱] دانش پنهان را دانش و تجربه ای می‌داند که یک فرد در طول سال ها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی و خطا به دست آورده است. از نظر او این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشت های شخصیشان قرار دارد.
این دو بعد دانش، اگرچه از نظر ماهیت و ویژگی ها با یکدیگر متفاوتند اما آنچه که مهم است، توجه به هر دو بعد دانش در طراحی و اعمال مدیریت دانش در سازمان است.
همچنین باید در نظر داشت که یکی از چالش های اصلی مدیریت دانش نیز تبدیل هرچه بیشتر و بهتر دانش ضمنی به دانش تصریحی است.
۳-۲-۲ مدیریت دانش
ما می‌دانیم چقدر ساختمان، ماشین آلات و … داریم و با فشار چند دکمه می‌توانیم انواع چینش های آن را گزارش بگیریم، اما نمی دانیم در سازمان ما چگونه پاسخ هر سوال در کمترین زمان، در بهترین شکل و از بهترین خبره ها بیابیم. درک این نکته، آغاز فرایند مدیریت دانش است.
تحقیقات مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا[۲۲] که در اواخر سال ۱۹۹۹ و در اروپا انجام شد، نشان می‌دهد که در بیش از ۵۰ درصد بهترین سازمان ها، مدیریت دانش به طور ویژه در راهبردهای مدون آن ها گنجانده شده است.
با وجود نو بودن مفهوم مدیریت دانش، تعاریف متعددی از آن صورت پذیرفته است. برخی از این تعاریف، معطوف به ساختار مدیریت دانش بوده و برخی دیگر به ماهیت و کارکرد آن می پردازند. مدیریت دانش با ایجاد یک محیط کاری جدید موجب تسهیل در اشتراک دانش گردیده و جاری شدن دانش را به فرد مناسب در زمان مناسب برای فعالیت کاراتر و اثربخش تر باعث می‌گردد (اسمیت، ۲۰۰۱).
اسمیتی گاندی[۲۳](۲۰۰۴) در تعریفی ساده و نسبتاً جامع، مدیریت دانش را کوششی هماهنگ برای تصرف دانش حیاتی سازمان، اشتراک دانش میان یک سازمان و برجسته کردن حافظه جمعی سازمانی برای بهبود تصمیم گیری، افزایش بهره وری و نوآوری می‌داند. وی همچنین مدیریت دانش را کوششی برای تبدیل دانش کارکنان- به عنوان سرمایه انسانی- به دارایی مشترک سازمانی یا سرمایه فکری ساختاری می پندارد.
فعالیت های عمده و کلیدی مدیریت دانش از نظر سوزی آلارد[۲۴](۲۰۰۳) شامل کسب، گزینش، درونی سازی، بیرونی سازی و عمومی سازی دانش می‌باشد. در دسته بندی دیگری که توسط گیلبرت پرابست[۲۵] و همکاران(۲۰۰۳) وی انجام پذیرفته است فعالیت های نظیر شناسایی، کسب، توسعه، به اشتراک گذاری و توزیع، بهره برداری و نگهداشت دانش به عنوان سنگ بنای مدیریت دانش تعیین شده است. همچنین اخوان و همکاران(۲۰۰۹) معتقدند که فعالیت های کلیدی مدیریت دانش شامل مواردی نظیر آماده سازی و فراهم کردن زیرساخت ها، تشخیص، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره، اشتراک دانش و ارزیابی فرایند مدیریت دانش می‌باشد.
تحقیقات دایر و مک داناف[۲۶](۲۰۰۱) بیشترین موارد بهره گیری سازمان ها و مؤسسات مختلف از مدیریت دانش را به ترتیب کسب و تسهیم دانش، مهارت آموزی و یادگیری سازمانی، ارتباط بهینه با مشتریان، و ایجاد مزیت رقابتی تعیین نموده است.
اسمیتی گاندی[۲۷](۲۰۰۴) نیز از زاویه دیگری به این موضوع نگریسته و عقیده دارد که بیشتر افراد و سازمان ها به دلایلی نظیر افزایش همکاری، بهبود بهره وری، غلبه بر اطلاعات مازاد، تسهیل جریان دانش، تسهیل اشتراک دانش میان کارمندان، تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از ترک شرکت، افزایش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان، و بهبود خدمات مشتری مدیریت دانش را به کار می گیرند.
با وجود ویژگی های مهم مدیریت دانش و منافعی که به سازمان‌ها می رساند اکثر سازمان‌ها از این مهم غافل مانده و یا در پیاده سازی آن دچار شکست شده اند. در نتیجه سازمان‌ها بایستی ضمن آگاهی از مزایای مدیریت دانش ، موانع و چالش های پیش روی آن را شناخته تا با شناسایی آن ها زمینه اجرای موفقیت آمیز آن را مهیا کنند .
۴-۲-۲ مدیریت دانش در سازمان های تحقیقاتی
از آنجایی که دانش در مراکز تحقیقاتی خمیرمایه تمامی فعالیت ها می‌باشد، مدیریت دانش در این سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. مدیریت دانش با بهبود اثربخشی و کارایی تحقیقات نقش مهمی در سازمان های تحقیقاتی ایفا می‌کند (نامپراسرچی و ایگل، ۲۰۰۵).
