اطلاعات یک منبع راهبردی و حیاتی برای پیشرفت اقتصادی و اجتماعی است که زمین، کارگر و سرمایه را به عنوان عوامل اصلی تولید به هم متصل می‌کند. منابع خاکستری، راهی برای اشاعه اطلاعات و دانش و تخصص است که از فرایندهای پژوهشی حمایت کرده، و اطلاعاتی را ارائه می‌کند که در بیشتر منابع متعارف یافت نمیشوند. این منابع، پیشرفت اجتماعی و اقتصادی ملل و حرکت بی‌وقفه به سوی جامعه علمی را تقویت می‌کند. با این حال بسیاری از افراد، منابع خاکستری را موضوعی فرعی می‌دانند. برخلاف این تصور که هنوز هم برخی به آن اعتقاد دارند، منابع خاکستری به هیچ وجه موضوعی فرعی نیست. در واقع این منابع اهمیتی حیاتی در روند پیشرفت اقتصادی و اجتماعی کشور یا منطقه دارد و اذعان به اهمیت این موضوع هر روز بیشتر می‌شود. در حقیقت این منابع به اندازه دانشی که منتشر می‌شود – اگر نگوییم بیشتر از آن – حائز اهمیت است چرا که این دو، مکمل یکدیگر هستند (دکارواهو، ۱۳۸۳،ص. ۳۴۸).
هر منبع اطلاعاتیِ چاپی یا الکترونیکی – اعم از کتاب، نشریه، پایان‌نامه یا خبرنامه – که پس از تدوین و تولید وارد بازار نشر نشود، جزء انتشارات خاکستری[۱]محسوب می‌شود. بر این اساس، انتشارات خاکستری منابع اطلاعاتی خاصی هستند که با هدفی خاص و مخاطبی ویژه تولید میشوند، اما به دلیل تکثیر در سطح محدود و هدف غیرتجاری امکان دسترسی به آن ها در بازار نشر وجود ندارد. انتشارات خاکستری معمولاً از طریق پدیدآور حقیقی یا حقوقی در دسترس علاقه‌مندان قرار می‌گیرند. مثلا گزارش نهایی طرح‌های پژوهشی و برخی از خبرنامه ها و دستنامه‌های داخلی سازمان‌ها از جمله این آثارند.منابع خاکستری از نظر تنوع موضوعی و ارزش اطلاعاتی بسیار متنوع هستند به نحوی که برخی از آن ها ارزش اطلاعاتی چندانی ندارند و در مقابل برخی دیگر حاوی اطلاعات بسیار ارزشمندی هستند. در همه رشته‌ها نیز منابع خاکستری وجود دارند. بنابرین، «خاکستری» بودن یک منبع اطلاعاتی معیاری برای ارزیابی، یا دلیلی بر ارزش یا بی‌ارزشی آن نیست. بلکه خاکستری بودن این منابع فقط انعکاسی از سطح محدود انتشار آن‌هاست. به سخنی دیگر، منابع خاکستری در هر زمینه موضوعی که باشند، همگی در ویژگی عدم عرضه در بازار نشر مشترکند. زیرا تمام این آثار در شمارگان بسیار محدود تکثیر میشوند و در نتیجه دسترسی آسان و فراگیر به آن ها میسر نیست. در نتیجه یکی از رسالت‌های کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی فراهم آوردن امکان دسترسی به این آثار است. مثلاً انتظار می‌رود یک کتابخانه تخصصی در حوزه پتروشیمی طیف وسیعی از انتشارات خاکستری را در این زمینه گردآوری کند و در دسترس کاربران خود قرار دهد(منصوریان، ۳۰ آبان ۱۳۹۰).
در چهارمین کنفرانس بین المللی متون خاکستری در واشنگتن[۲] (۱۹۹۹)، منابع خاکستری به این صورت تعریف شده است: منابعی که در همه سطوح دولتی، دانشگاهی، تجاری و صنعت به شکل چاپی و الکترونیکی تولید میشوند، اما تحت نظارت انتشارات تجاری نیستند. دباچر[۳] (۱۹۹۵) عقیده دارد که در کل، اصطلاح منابع خاکستری طیف گسترده ای از منابع که نمی توان به آسانی از طریق مجراهای متداول مثلاً ناشران، منتشر شوند را پوشش میدهد. به طور کلی، انتشارات منابع خاکستری غیرمتداول، بیدوام و بعضی اوقات انتشارات زودگذر هستند. منابع خاکستری فقط محدود به گزارشها نیستند (پروژه های ابتدایی[۴]، گزارشهای پیشرفته[۵]، گزارشهای فنی[۶]، گزارشهای آماری[۷]، یادداشتها[۸]، حوزه گزارشهای هنری[۹]، گزارشهای پژوهشی تجاری[۱۰] و غیره)، پایان‌نامه ها[۱۱]، مجموعه مقالات همایشها[۱۲]، استانداردها، ترجمه غیر تجاری[۱۳]، کتاب‌شناسیها[۱۴]، اسناد تجاری و فنی[۱۵]، و اسناد اداری[۱۶] که به صورت تجاری منتشر نمیشوند و غیره را نیز شامل میشوند.منابع خاکستری، چون به صورت نیمه منتشر شده هستند و به سختی می‌توان آن ها را مکان‌یابی کرد، پژوهشگران ترجیح می دهند آن ها را متون و منابع بیدوام بنامند و معمولاً به عنوان موادی سؤال برانگیز و مبهم، تلقی میشوند. بیشتر منابع خاکستری از بخشهای دولتی، دانشگاهی، واحدهای تجاری، بنیادهای پژوهشی، کلیساها، مؤسسهها و غیره سرچشمه می گیرند. منابع خاکستری معمولاً از طریق مسیر اصلی متداول ناشران منتشر نمیشوند (به دلیل فقدان شماره استاندارد بین‌المللی پیایندها[۱۷]/ شماره استاندارد بین المللی کتاب[۱۸]) و معمولاً در شکل و در دامنه محدودی منتشر میشوند (گوکهیل[۱۹]، ۱۹۹۹، نقل در اسایانده[۲۰] و آکپبور[۲۱]، ۲۰۱۲، ص. ۱).نکته اصلی این است که منابع خاکستری از طریق مجراهای تجاری متداول انتشار کتاب به خوبی پوشش داده نمیشوند (اصنافی، ۱۳۹۲، ص. ۱۸). بنابرین جستجو، شناسایی و دسترسی به منابع خاکستری دشوار است. تولید منابع خاکستری یکی از مسائل حائز اهمیت است. چون بسیاری از متخصصان فنی، تولیدات علمی خود را حداقل به صورت رسمی ثبت نمیکنند تا دیگران نیز بتوانند از تجربیات آنان استفاده کنند زیرا قالب استاندارد پذیرفته و یکدستی ندارند و برای آن ها یک استاندارد کنترل کتاب‌شناختی وجود ندارد. منابع خاکستری شماره یا شاپا[۲۲] ندارند. بنابرین شناسایی این منابع مشکل است. افزون براین، محدودیت‌های دسترسی به لحاظ امنیتی برای این منابع وجود دارد (دکارواهو، ۱۳۸۳، ص. ۳۳۶).
